Une amélioration de l’espace de réunion conduit automatiquement à une meilleure efficacité au travail de vos salariés mais aussi de vos clients lors de vos rencontres. Il est donc important et nécessaire que cet espace soit équipé et aménagé dans les meilleures conditions. Le but est d’encourager vos employés et vos clients à avoir des conversations productives et des collaborations fructueuses.
L’aménagement de cet espace va jouer un rôle sur le bien–être et le succès de votre société de manière générale. Voici les étapes pour optimiser votre espace de réunion.
Bien équiper la salle de réunion
Le premier point auquel vous devez réfléchir est l’équipement de la salle de réunion. En effet vous devez vous munir de certains éléments afin de pouvoir mener à bien vos entrevues avec vos clients mais également vos réunions avec vos salariés.
Avec la démocratisation du télétravail, des professionnels font le choix de limiter leurs déplacements et préfèrent privilégier les réunions à distance. Pour pallier à ces nouvelles problématiques, il est nécessaire que votre espace soit équipé afin de ne pas perdre de temps. Pour cela, il vous faut un système de visioconférence avec un projecteur pour faciliter le partage d’écran et la visibilité pour les personnes présentes, un ordinateur disposant d’un micro et haut-parleur pour gérer les discussions à distance et enfin une caméra pour créer un contact visuel lors de la salle de réunion.
Concernant les équipements pour les réunions en physique, il vous faudra penser aux mêmes équipements que pour une réunion en distanciel. Vous devez offrir des conditions optimales afin que vos collaborateurs soient proactifs dans la réunion et ne se sentent pas perdus. Pour cela, vous devez diffuser des informations avec le projecteur pour appuyer vos propos.
Si vous ne possédez pas de salle de réunion au sein de votre entreprise, vous pouvez en louer une après d’un centre d’affaires TBC.
Penser à l’éclairage de l’espace réunion
L’éclairage a un impact sur l’énergie et l’humeur des collaborateurs. Pour cette raison, il est essentiel de favoriser la lumière naturelle car elle joue un rôle de régulateur de l’horloge biologique.
Cette horloge cyclique de 24 heures est aussi appelée rythme circadien et a pour but de réguler les moments de la journée.. Elle réagit à la lumière du jour et les éclairages d’une pièce peuvent jouer ce rôle. Il est donc préférable d’éviter d’utiliser des lumières fluorescentes. Nous vous conseillons d’installer des ampoules LED qui imitent la lumière naturelle et qui limitent votre consommation d’énergie.
Choisir du mobilier adapté
Le mobilier joue un rôle important dans la vision de l’espace. Lors de l’aménagement, vous devez réfléchir aux types de réunion que vous allez diriger dans cette salle afin de choisir un mobilier adapté.
Vous devez vous munir de chaises et tables peu encombrantes afin de pouvoir les déplacer facilement selon la disposition souhaitée. Également, vous pouvez choisir de prendre des tables hautes pour les réunions rapides afin d’éviter de perdre du temps en vous asseyant. Il est nécessaire que vous réfléchissiez à ces détails afin d’avoir connaissance de vos attentes et des investissements que vous allez devoir faire.
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